Mission du service
Gérer l’ensemble des processus administratifs avec équité et transparence et réaliser, en étroite collaboration avec les directions, une gestion efficace et efficiente des ressources financières, humaines et matérielles, en vue d'atteindre les objectifs définis dans la planification stratégique.
Responsabilités générales et objectifs de la fonction
Sous la supervision du Gestionnaire – Ressources contractuelles et matérielles, le/la commis – ressources matérielles doit être en mesure d’appliquer dans son ensemble la politique de gestion des approvisionnements, magasin et inventaire, et doit soutenir les divers services, tant internes (utilisateurs) qu’externes (fournisseurs et autres), et répondre à leurs demandes.
Les principales responsabilités du/de la titulaire sont les suivantes :
- Analyser les demandes d’approvisionnements provenant des requérants; effectuer le traitement des réquisitions d’approvisionnement soit auprès des magasins, soit auprès des fournisseurs externes; faire les demandes de prix; émettre les bons de commande internes et externes; recevoir, inspecter et inventorier les biens.
- Faire le suivi des commandes, préparer et transmettre les pièces justificatives pour le paiement des factures.
- Préparer les documents relatifs au processus d’appel d’offres : ouverture des dossiers, publication des avis dans les journaux et dans le service électronique officiel d’appel d’offres (SEAO), préparation des formulaires de rapports et des enveloppes de retour, rédaction des addenda, etc.; valider tous les documents à envoyer aux soumissionnaires, et assurer un suivi avec les services requérants.
- Préparer certains appels d’offre publics ou sur invitation écrite selon la politique d’achat applicable et les règlements en vigueur, analyser les soumissions reçues et faire les recommandations appropriées aux instances décisionnelles.
- Analyser les besoins et le total des dépenses au cours d’une année courante afin de préparer les demandes de prix relatives aux commandes annuelles et aux commandes ouvertes, voir aux spécifications, dates et conditions générales, et enfin, émettre ces bons de commande en y inscrivant les clauses s’y rattachant.
- Faire les demandes de prix et les commandes de réapprovisionnement et magasins; vérifier les activités de réception, de manutention, d’entreposage ou d’acheminement du matériel reçu.
- Rencontrer les représentants de différentes compagnies; demander des échantillons ou démonstrations à l’occasion pour les services requérants et négocier certains contrats ou ententes.
- Effectuer la réception, la manutention, l’entreposage et la livraison du matériel reçu ou en inventaire.
- Participer aux activités de prise d’inventaire périodiques des magasins.
- Accomplir toute autre tâche connexe.
