Description
Sous la supervision du Capitaine de port et directeur aux opérations maritimes, le/la titulaire du poste assure le bon fonctionnement de la réception et le soutien administratif lié au traitement et à l’expédition du courrier.
Assurer les activités de la réception
- Assurer l’ouverture et la fermeture de la réception.
- Accueillir et guider tous les visiteurs de l’APM. Leur remettre les cartes d’accès et annoncer leur arrivée.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements généraux et les acheminer aux personnes concernées et/ou fournir l’information demandée à la clientèle interne et externe.
- Assurer un soutien administratif général de la réception.
- Effectuer les tâches relatives à l’utilisation et à la commande de bons de taxi et vérifier la facturation des comptes et taxis au besoin.
Assurer un soutien administratif pour le traitement du courrier interne et externe
- Effectuer les opérations relatives à la réception du courrier (vérification, tri, répartition, distribution, etc.) et aviser les personnes concernées de la disponibilité du courrier.
- Procéder à la préparation et à l’expédition du courrier (pesée et affranchissement), remplir différents formulaires et effectuer des recherches pour le service de courrier.
- Tenir à jour l’inventaire des fournitures de photocopie et reliures dans la salle de courrier et effectuer les commandes au besoin.
Assurer le remplacement du commis, opérations maritimes pendant ses absences (vacances ou autres) ou lorsqu’il y a un surplus de travail, selon les besoins.
Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et/ou de son service, au besoin
Exécuter toute autre tâche connexe
Qualifications
- Diplôme d’études secondaires (DES);
- 1 à 3 ans d’expérience pertinente;
- Bilinguisme français et anglais obligatoire
- Bonne Maîtrise de la suite office et niveau intermédiaire avancé pour Excel. Les candidats retenus devront passer un test d’aptitude;
- Expérience dans un environnement d’opérations;
- Autonomie et débrouillardise;
- Bon service à la clientèle;
- Vitesse d’exécution;
- Capacité de travailler en équipe, flexibilité, discrétion et initiative.
